現代的商務溝通非常仰賴於電子郵件的往來，相比於透過通訊軟體，電子郵件有它不可替代的特性與優點。雖然你每天都會收發信件，但你是否留意過撰寫信件時的一些細節與禮儀呢？有鑑於商務往來的正式性，筆者整理出一些值得留意的小細節，讓你可以在信件中展現自己的周到與專業度。
展現你的專業度，你可能沒注意過的電子郵件禮儀
你不必是個專業的作家也能寫電子郵件，但是在撰寫電子郵件的時候需要考慮到一些注意事項，尤其是商務往來信件時，禮貌與細節格外重要，可以讓收件者從信件中感受到你的專業度，只要注意一些小地方，收件的感受就大不相同。下面筆者會依照各欄位分門別類來講講各部分要注意的細節。
電子郵件欄位
仔細檢查收件人的位址
如果你曾經因為過度依賴電子郵件應用中的「智慧建議」而向錯誤的收件人發送電子郵件，那你應該知道這種情況有多麼尷尬，尤其是內含敏感的報價單、文件等地信件更是要小心。只需要多花一分鐘就可以檢查收件人的姓名、電子郵件位址，如果你的信箱應用會主動將郵件位址轉換顯示收件人姓名，只需按下收件人姓名或是將滑鼠游標懸停在收件人姓名上，即可顯示原本的位址，檢查一下避免不必要的麻煩。
主旨力求簡潔明瞭
電子郵件的主旨應該簡潔而有意義，這能讓收件人一目了然地準確查看郵件內容，甚至可以從主旨敘述中了解郵件的重要性先後。所以在主旨中，你不應該加入太多修飾用語，盡量保持簡短且寫明重點，讓它能夠用最少的字表達信件內容的重點。
必要時加入副本與密件副本
並非每個你希望它收到信件的人都屬於「收件人」欄位的一份子，舉例來說，你寄給客戶一封信件，但希望讓自己團隊成員或是主管可以同步收到內容，這時候就可以用「副本」（CC）來填入其他人。如果不希望收件人看到副本收件者，那麼你可以用「密件副本」（BCC）來做到寄發其他人又保持這些人的隱私性。妥善運用這兩個欄位，讓收件人感受到你的尊重，還可以同時達成其他協作者同步溝通進度的作用。
信件本文
很明顯地，在信件本文這最大的欄位中就是你撰寫信件內容的地方，但是除了主要內文之外，還有一些小細節可以為你加分。
增添開頭問候語
當你在撰寫商務郵件時，問候語特別重要，像是加上一個「XXX，您好」、「親愛的 XXX」等禮貌性的開頭會讓人在展信時有良好的第一印象，所以不要急吼吼的從一開始就忽然寫正文，這樣會讓人覺得有點冒失。
使用易於閱讀的字體
雖然將內文用不同字體可以展現一點不一樣的風格，但對於實際上閱讀信件的人來說，「太獨特」的字體在閱讀上顯然不是最佳選擇。你可以用像是微軟正黑體、新細明體或是乾脆用預設字體來撰寫，這些經典字體不僅是大多數電子郵件用戶端的標準字體，而且更容易閱讀，同時也比過於活潑的字體更顯專業。
在信件最後加上簽名檔
與開頭用的問候語類似，在商務郵件中不加簽名檔就像沒有結尾一樣，很可能會被視為不夠專業。簽名檔中不該只有寄件人的姓名，應該要包含收件人需要的基本聯絡資訊。電子郵件簽名各不相同，但你可以在其中加上個人的全名、公司名稱、職務名稱、連絡電話、企業官網和社交媒體連結。即使你不想要用簽名檔，最基本也要有個人名稱，好讓收件人更清楚這封信到底是誰寄來的。
用語、用詞
除了妥善填寫電子郵件中的每個欄位與郵件本文這些基礎內容外，還有一些信件中你應該要注意的細節，你應該加大某些字眼來強調嗎？你應該加上幽默感嗎？接下來一起了解一下。
注意大小寫與文字格式
如果你經常撰寫英文信件，這點對你特別重要。使用全部大寫的字母、粗體或是下底線來強調某個詞句、字彙可能是很多人的習慣，但如過內文中過多使用，則會使得完全違背了突出重點的目的，並且使得語氣好像很激進。
盡量避免在信件裡面使用全大寫，以免收件人覺得你好像是在大吼大叫些什麼；必要時請謹慎使用粗體、斜體與下底線等特殊文字格式。如果是中文信件，盡可能不要用斜體，因為斜體對中文來說會造成閱讀上的困難。
盡量減少幽默感和表情符號
雖然大多數人喜歡來點幽默感緩和氣氛，但在商務電子郵件裡面這並不是相當必要的部分。原因在於收件人看不到你的肢體語言、表情，也聽不到你的笑聲，在書面溝通中很容易會曲解或誤解你的用意，讓玩笑被當真或讓人覺得冒犯，儘管你一開始並不是這個意思。
除了少點幽默感外，還有盡量不要在商務信件中過度使用表情符號，雖然笑臉、大拇指等在聊 LINE 時或傳簡訊很有幫助，但是在商務信件裡面會為專業度扣分。
檢查附件
相信很多人都曾經忘記在信件裡面夾帶附件，後來還要補寄或是直到對方通知你才曉得。在點擊發送之前花個幾秒鐘確保信件裡面已經包含任何必要的附件。
其他溝通禮儀
商務電子郵件禮儀雖然不太活潑，而且好像一板一眼的，但你可以更禮貌、更體貼，讓收件人感覺舒心。
為行動裝置設想簡化內文
隨著越來越多人會在手機等行動裝置上查閱信件，沒什麼比收到一篇字多到你必須向下捲了好幾次才能難完全文的郵件更糟糕的了。在撰寫電子郵件時就該把行動裝置閱讀考慮進去，減少不必要的裝飾性詞語、冗詞贅字，直接進入正題。
安排在工作時間寄送信件
如果你的電子郵件應用提供便利的寄送信件時程安排功能，你可以在發送信件時加以利用。最糟糕的信件發送時間就是工作日結束後甚至是半夜的時間點，這會打擾到對方的休息時間。除非很有必要，或是非常緊急內容（不過這時候打電話應該更快），請盡量將電子郵件發送時間安排在對方工作日的工作時間（不同時區的話也可以幫忙換算一下）。
縮短冗長的網址
最後一點關於信件內的連結這項，大家可能不曾注意到。當你需要在信件裡面放網址連結時，有些連結真的長到要分行，為了避免連結在信件中佔用太多空間，你可以善用縮短網址服務或是在文字上加超連結的方式來簡化縮短網址的顯示，而且同樣可以達到將對方指向目標網站的效果。
